日々の収支はクラウド管理で

開業すると、日々の収支を、領収書ととも記録に留めなければなりません。

青色申告では、法定帳簿・領収書ともに、原則7年の保存義務があります。
税務調査等で開示を求められたら、提示しなければならないのです。

昔ながらに、「現金出納帳」という帳面に、マニュアルで都度記録するのが一般的です。
そのような紙媒体の方が、一覧も保管もしやすくて、自分には向いていると言う方もいるでしょう。
経理担当者が居られる場合は、それで何ら問題ないかも知れません。

しかし、全ての雑事も一人で回さないといけないフリーランスの場合、日々の収支は、会計ソフトやスマホのアプリ等、ITツールを使って、発生時点毎に、クラウド上のデータとして管理するのが一番です。

それによって、収入や支出の発生時点で、入力だけでも完了しておけば、少なくとも、記録のし忘れやデータ入力のミスを避けることができます(「領収書」はリアルの現物を保存しなければなりません)。

日々の仕事が忙しくなると、ついつい後回しになるのが経理処理なので、確定申告の直前になってから、慌てて始めたりすると、薄れかけた1年分の記憶を一つ一つ呼び起こし、領収書を探しまくることになります。

そこでITの利器を最大限に活用して、発生時点での入力を習慣化できれば、あとは、確定申告の時期になって、会計ソフト画面でポチっとするだけで、必要となる「損益計算書」や「貸借対照表」などの青色申告用書面を出力してくれる、という手間いらずの流れにできます(もちろん、確定申告の前だけ発生する、控除等の手続きもあります)。

最近は、スマホでレシートを読ませれば、品目と金額だけでなく、勘定科目まで判断して、複式簿記形式で入力を済ませてくれるアプリなども登場しています(と言ってもまだまだ判断のミスは多いです)。

アプリの入力データは、パソコン上の会計ソフトとも連携しているので、出先で買い物時等に、スマホで済ませたデータを、後は、家に帰って、クラウド経由で会計ソフトで取り込むだけ、というシンプルな処理フローで完結できます。

フリーランスの極意のひとつは、本業以外の雑事を、いかに効率良く、省力化して、しれっと済ませるか、です。

いくばくかの投資は発生しますが、ITツールやネットサービスを最大限に駆使して、本業以外は、徹底的に「楽する」ことを考えましょう。




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